Zorg dat de gemaakte afspraken opschreven en gedeeld worden

We horen steeds vaker dat gemaakte afspraken tussen leerling, ouder en school niet worden vastgelegd. En dat is meer dan jammer. Vastleggen is belangrijk; of het nu om een paar simpele aanpassingen, of om een heel pakket aan uitzonderingen en extra ondersteuning gaat. Hieronder leggen we uit waarom het zo belangrijk is en op welke manieren je dit kan (laten) doen afhankelijk van de situatie.

Waarom vastleggen

Behalve dat emoties die tijdens het overleg los kunnen komen goed luisteren lastig maakt, kunnen ook de verschillende perspectieven van leerling, ouder en school zorgen dat de afspraken verschillend begrepen worden. Het notuleren van gesprekken is een check of iedereen hetzelfde begrepen heeft en achter de afspraken staat. Daarnaast kunnen ze makkelijk gedeeld worden met andere betrokkenen zoals met het team van leerkrachten. Of gedurende het jaar kan er naar de afspraken verwezen worden. Bovendien kun je erdoorheen lopen tijdens een evaluatiemoment en is het tijdens elk nieuw jaar met de nieuwe leerkracht goed om op terug te vallen. Kortom het schriftelijk vast leggen biedt houvast aan alle betrokken partijen, geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de betrokkenen, geeft richting aan evaluatiemomenten en eventuele vervolgstappen die genomen moeten worden. 

Waar en hoe vastleggen

De leerlingenpas is ervoor om afspraken, ondersteunende maatregelen en uitzonderingen overzichtelijk voor de leerling en de betrokken leerkrachten vast te leggen. Je kunt het vergelijken met bijvoorbeeld een dyslexiepas. Daarnaast kan het handig zijn om een vermelding van de aandoening te maken in een centraal computerregistratiesysteem waartoe alle betrokken leraren toegang hebben. Wanneer de school klein is en alles makkelijk informeel te regelen valt, is het toch zaak om tenminste een e-mail te sturen. Hierin bedank je voor het goede overleg en maak je een samenvatting met de gemaakte afspraken. Je kunt ook een antwoord met een bevestiging van de gemaakte afspraken vragen. Als de ondersteuning verder gaat dan de basisondersteuning die school biedt, moet de school een 'Ontwikkelingsperspectief voor Passend Onderwijs ' opstellen, vaak beter bekend als OPP. Balans heeft hierover een duidelijk stuk op hun site over het OPP Wat is een ontwikkelingsperspectief voor passend onderwijs (OPP)? - Balans (balansdigitaal.nl).

Medisch dossier en privacy

Een school wil vaak graag zoveel mogelijk informatie hebben om goed op de hoogte te zijn van wat de klachten zijn van een leerling, om zo de ondersteuning goed te regelen. Toch is het niet handig om te veel medische informatie door te sturen. Ten eerste zijn de regels voor het bewaren van medische informatie heel streng en voor school is het lastig om zich daar goed aan te houden. Ten tweede kan de situatie van je kind veranderen, terwijl het dan vaak lastig is om bepaalde informatie weer uit een schooldossier verwijderd te krijgen. Bij testuitslagen, diagnostische informatie en dergelijke is het slim om aan de arts of hulpverlener te vragen om in een bijlage aan te geven welke informatie voor school bedoeld is. Op die manier voorkom je dat het hele rapport naar de school moet om hen te informeren. Concrete dingen die voor de school handig zijn, zijn bijvoorbeeld zaken rondom belastbaarheid, te verwachten verzuim, effect op leren, toetsen, et cetera.

Twee praktijkvoorbeelden ter illustratie

• Agnes, 14 jaar en havo 2 leerling, heeft door haar aandoening niet de energie om dagelijks alle uren op school aanwezig te zijn. Er zijn in de 1,5 jaar dat zij naar het VO gaat al meerdere gesprekken geweest waar de mogelijkheden en de zorg voor Agnes besproken worden. De gesprekken zijn vaak emotioneel voor Agnes en haar ouders en er komen veel nieuwe begrippen voorbij tijdens de overleggen.  De school geeft in de gesprekken aan dat het mogelijk is dat Agnes minder uren komt, maar dat zij zelf contact met de leerkrachten moet zoeken en verantwoordelijk is voor het bijhouden van de lesstof. Van de ouders word verwacht dat zij Agnes daarin ondersteunen en bijstaan. Geregeld zijn er gesprekken waarin zowel Agnes als haar ouders aangesproken worden dat zij zich niet aan de afspraken houden. Afspraken waar zij zich niet altijd bewust van zijn. De ouders geven aan dat school vergeet dat ook zij zich in moeten spannen om de zorg vorm te geven. Van de gesprekken worden geen officiële notulen geschreven en er is ook geen OPP waarin o.a. de zorg goed omschreven staat.
• Esther startte op het MBO nadat er een goede intake was geweest met de zorgcoördinator van de overkoepelende onderwijsinstelling. Er werd een algemeen OPP opgesteld waarin de zorg globaal werd omschreven en tijdens de intake op de specifieke opleiding moest de vakspecifieke zorg nog vastgesteld en de precieze afspraken nog omschreven worden. Bij de examencommissie werden de nodige aanpassingen aangevraagd om het onderwijs te volgen en via de mail kreeg zij bericht over de aanpassingen die toegekend waren. Maar slechts een gedeelte van de aanpassingen, de meer bekende die ook in het OPP stonden, werden in haar dossier aangevinkt. Een aantal minder vaak voorkomende werden niet genoteerd op een plek waar leerkrachten het konden zien. Voor de examens NL bleek dat de leerkracht in eerste instantie alleen de aangevinkte aanpassingen mocht toepassen. Het ontbreken van een opleiding specifiek OPP waarin alle afspraken omgeschreven staan, zorgde dat niet alle betrokken leerkrachten inzicht hadden in de afspraken en er voor alle betrokken partijen meer tijd in overleggen moest gaan zitten om voor iedere docent de zorg duidelijk in beeld te krijgen.

Neem contact op 

Heb je hier vragen over of loop je hierin vast, laat het ons dan weten door een mailtje naar info@zorgeloosnaarschool.nl. Onze ambassadeurs helpen je hiermee graag verder.